شرح وظایف مسئول دفتر                                                      

 ۱- تنظیم برنامه ملاقات داخلی و خارجی سیستم

  ۲- گزارش مطالب مهم روزانه

  ۳- ابلاغ دستورات مافوق به اشخاص و موسسات ذیربط و ادارات تابعه

  ۴- راهنمایی و در صورت لزوم فراهم /آوردن وسایل و یا انجام درخواست های متقاضیان و مراجعه کنندگانی که تقاضای آنان بدون ملاقات با مقام ذیربط امکان پذیر است.

  ۵- تهیه پیش نویس نامه های ارجاعی

    ۶- تهیه گزارش سالیانه ماهانه و ... مرتبط با فعالیت های جاری و عمرانی

   ۷- برنامه ریزی تقویم کاری سالیانه و روزانه ریاست

  ۸-  انجام هماهنگی های لازم با کلیه معاونت ها و واحد های زیر مجموعه

   ۹- برنامه ریزی و برگزاری جلسات همایش ها و گردهمایی ها

   ۱۰- برنامه ریزی و هماهنگی های لازم حهت بازدید ریاست از مراکز، بیمارستان ها و واحد های تابعه دانشگاه

   ۱۱- ارجاع نامه ها و تهیه پاسخ نامه های واصله و ...

   ۱۲- تعیین وقت جهت متقاضیان ملاقات با ریاست

  ۱۳- پیگیری، راهنمایی و رفع مشکل مراجعانی که نیاز به مساعدت و مددکاری دارند

  ۱۴- راهنمایی و پیگیری امور افراد مراجعه کننده به دفتر

  ۱۵- استخراج مطالب منتشر شده در جراید و مطبوعات

  ۱۶- پیگیری امورات ارجاعی

  ۱۷- ابلاغ دستورات مافوق به واحد های تابعه

  ۱۸- صدور بخشنامه های مورد نظر مافوق

  ۱۹- نهیه مستند سازی و ارائه گزارش به مافوق

  ۲۰- تعیین وقت ملاقات با کارکنان و مردم

  ۲۱- نگهداری و طبقه بند سوابق مکاتبات بر اساس موضوعات مختلف و کلاسه بندی و بایگانی

  ۲۲- اخذ نامه های واصله برای رئیس واحد

  ۲۳- دریافت نامه های ارجاعی از واحد های مختلف

  ۲۴- دریافت نامه های دستور داده شده از واحد های مربوطه

  ۲۵- ارجاع به دبیرخانه ذیربط

   ۲۶- تعیین وقت جلسات با مسئولین واحدهای ذیربط

    ۲۷- سایر امور محوله

             شرح وظایف واحد دبیرخانه

 ۱.مطالعه مستندات نامه ها

  ۲.انطباق مستندات با متن نامه

 ۳.اخذ درخواست ردیابی نامه هااز مبادی ذیربط

  ۴. پیگیری سوابق درخواستی از مبادی ذیربط

 ۵.ارجاع سوابق به مراجع درخواست کننده

۶.دریافت مکاتبات

 ۷.ثبت مکاتبات

۸. تفکیک مکاتبات

۹. توزیع مکاتبات

 ۱۰. اخذ نامه های واصله برای رئیس واحد

۱۱.طبقه بندی نامه های واصله براساس موضوعات مختلف

۱۲. دریافت نامه های اجاعی از واحدهای مختلف

۱۳. انجام سایر امور محوله